Team- und Programm-Assistenz - Executive Education (gn)

Die Executive Education-Abteilung entwickelt maßgeschneiderte Schulungen und führt Weiterbildungs-, Aufbau- und Beratungsprojekte für Kunden aus dem privaten und öffentlichen Sektor sowie für gemeinnützige Organisationen in der ganzen Welt durch.

Beispiele solcher Projekte sind:

Recharging Advocacy for Rights in Europe (RARE)

Strategic Management of HR in the Public Sector

Eastern Partnership (EaP) Executive Leadership Programmes

Executive Training Programme in Anti-Corruption, Transparency and Public Integrity

Starlight

Zur Unterstützung des Teams suchen wir eine

Team- und Programm-Assistenz (gn)

in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Der Vertrag soll zum 01.09.2025 oder nach Vereinbarung beginnen und ist nach 2 Jahren unbefristet.

Was wir bieten

  • ein dynamisches, internationales Arbeitsumfeld an einer führenden Hochschule für Public Policy im Herzen Berlins
  • die Möglichkeit, Erfahrungen in der Arbeit an langfristigen internationalen Multi-Stakeholder-Projekten zu sammeln 
  • Zugang zu einem wachsenden Netzwerk von Führungskräften des öffentlichen Sektors und der Zivilgesellschaft aus aller Welt
  • die Möglichkeit, globale Programme zum Aufbau von Kapazitäten in allen Projektphasen zu unterstützen und mitzugestalten
  • eine offene Teamkultur, in der die Zusammenarbeit geschätzt wird, mit der Flexibilität, so zu arbeiten, wie es Ihren Bedürfnissen entspricht - sei es durch flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit, teilweise im zuhause oder an anderen Standorten zu arbeiten,
  • Flexible Arbeitszeiten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben, 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr, Weiterbildungsmöglichkeiten
Your tasks:

Unterstützung der administrativen und organisatorischen Tätigkeiten für einen reibungslosen Ablauf des täglichen Projektgeschäfts:

  • Unterstützung des ExEd-Teams, einschließlich der Kommunikation mit internationalen Partnern, Förderern, Institutionen und Teilnehmenden
  • Unterstützung der Finanzverwaltung der Abteilung, einschließlich der Vorbereitung von Rechnungen und der Überwachung von Zahlungen 
  • Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen der Programme, die durch Zuschüsse finanziert werden, und Unterstützung bei der Erstellung der Finanzberichtsunterlagen
  • Verwaltung von Anfragen und Kommunikation mit verschiedenen Dienstleistern für Schulungen, insbesondere Restaurants, Hotels und Catering-Unternehmen
  • Organisation von Reisen und Logistik für Teammitglieder, Trainer und Programmteilnehmer
  • Verwaltung von Back-Office- und Verwaltungsaufgaben, die für die Tätigkeit des Weiterbildungsteams von zentraler Bedeutung sind
  • Koordinierung des Abteilungskalenders einschließlich der Planung von Programmen und internen Teamterminen
  • Erledigung von Back-Office- und Verwaltungsaufgaben, die für die Arbeit des Weiterbildungsteams von zentraler Bedeutung sind
  • Überwachung von Fristen und wichtigen Terminen für Programme, die durch Zuschüsse finanziert werden, und Unterstützung bei der Erstellung von Finanzberichten
  • Unterstützung von Vor-Ort-Aktivitäten bei der Durchführung von Programmen für internationale Delegationen 
  • Funktion als Liaison zwischen den Abteilungen, Rationalisierung der Kommunikation und Koordination 
Your profile:
  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium in einem verwandten Bereich wie Betriebswirtschaft, Politikwissenschaft oder Sozialwissenschaften sowie erste 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung
  • Ausgezeichnete Organisations- und Koordinationsfähigkeiten sowie Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Aufgaben und eine gute Auffassungsgabe
  • Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten für die regelmäßige Interaktion und Koordination mit verschiedenen Teammitgliedern, Trainingsteilnehmern und Projektpartnern
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Zahlenaffinität, Serviceorientierung sowie kaufmännisches und ergebnisorientiertes Denken
  • Erfahrungen in der Büroverwaltung und Buchhaltung sind von großem Vorteil
  • Beherrschung von Standard-Bürosoftware, insbesondere Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint), Moodle/academy5/Qualtrics wäre von Vorteil
  • Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und zu verfolgen
  • Ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten mit einer kollaborativen und teamorientierten Denkweise
  • Flexibel, anpassungsfähig und in der Lage, sich in einem schnelllebigen, dynamischen Umfeld zurechtzufinden
  • Erfahrungen im Controlling und Rechnungswesen sind von Vorteil 
  • Erste Erfahrungen im Bereich Logistik oder Eventmanagement, einschließlich Flug- und Reisebuchungen sowie Hotelarrangements, sind von Vorteil
We offer:

  30 days paid holidays per year and up to 20 days workation possible

  Good Traffic Connections

  Flexible Working Hours

  International and diverse work environment

  Mobile working possible

  Commuter Ticket

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse/Referenzen) über den Button unten ein. Wir evaluieren eingehende Bewerbungen laufend und empfehlen eine frühzeitige Bewerbung.

Please contact Eva Savinova, Head of Operations and Programmes | Executive Education, for further information about the position.

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