Fakultätsassistenz
The Hertie School in Berlin prepares exceptional students for leadership positions in government, business, and civil society. The school offers master’s programmes, executive education and doctoral programmes, distinguished by interdisciplinary and practice-oriented teaching, as well as outstanding research. Its extensive international network positions it as an ambassador of good governance, characterised by public debate and engagement. The school was founded in 2003 by the Hertie Foundation, which remains its major funder. The Hertie School is accredited by the state and the German Science Council.
Zur Unterstützung unserer Fakultät suchen wir
Fakultätsassistenzen ((gn)
in Teil- oder Vollzeit(20-40 Stunden/Woche).
Die Einstellung soll spätestens Mitte Januar 2024 erfolgen.
Your tasks:
- Klassische Assistenztätigkeiten wie Reiseplanung und -abrechnung, Terminkoordination (Tagungen, Kongresse, Konferenzen, Events inkl. administrativer Abwicklung und Abrechnung), Kontaktmanagement und allgemeine Korrespondenz (Deutsch und Englisch) inkl. Übersetzungen in geringem Umfang
- Lehr- und Prüfungsvorbereitung, insbesondere Lehrveranstaltungsorganisation, Bereitstellung von Lehrmaterialien, Ankündigungen und Notengebung, inkl. Unterstützung bei Anfragen zur E-Learning-Plattform
- Lektorat von Texten
- Verwaltung und Pflege interner Datenbanken inkl. Literaturdatenbanken sowie des Internetauftritts der Fakultätsmitglieder
- Budgetüberwachung und Rechnungsprüfung
- Schnittstelle zur zentralen Verwaltung (z.B. Finanzen, Drittmittelverwaltung, Personalabteilung, etc.)
Your profile:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (als Fremdsprachensekretärin oder gleichwertig) oder ein Bachelor-Abschluss
- 2+ Jahre einschlägige Berufserfahrung
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen
- Erfahrungen im Umgang mit Literaturdatenbanken, Literaturrecherchen und den gängigen Literatur- und Textverwaltungsprogrammen (z.B. EndNote, LaTex etc.) sind wünschenswert
- Erfahrungen im Umgang mit Learning Management Systemen / LMS (z.B. Moodle) und Campus Management Systemen sind wünschenswert
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (verhandlungssicher) und Deutsch (mind. B2); weitere Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
- Organisationstalent und Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
- Kommunikationsfähigkeit und ausgeprägter Teamgeist
The Hertie School as employer:
- A stimulating international working environment and a challenging variety of tasks
- Flexible working hours within the framework of the legal requirements
- 30 days paid holiday per year
- Training opportunities
- Job ticket for public transport
- Roof terrace for common team breaks
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung (inkl. Lebenslauf, Anschreiben und relevanten Zeugnissen) über den unten stehenden Bewerbungs-Button ein. Die Frist für eine vollständige Berücksichtigung ist der 10. Dezember 2023.
Die Bewerbungen werden fortlaufend ausgewertet und qualifizierte Kandidat*innen werden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, bis die Stellen besetzt sind. Wir empfehlen Ihnen daher, sich frühzeitig zu bewerben.
Bitte kontaktieren Sie Christian Blumhagen, Coordinator Human Resources, für weitere Informationen zur Position.